أولاً: مقدمة:
هذا الدليل يقدم الإرشادات التي يجب على مؤسسة آل الجميح الخيرية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالمؤسسة.
ثانياً: النطاق:
يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح المؤسسة؛ وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات المؤسسة وموظفيها حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة.
ثالثاً: إدارة الوثائق:
يجب على المؤسسة الاحتفاظ بجميع الوثائق في مركز إداري بمقر المؤسسة، وتشمل الآتي:
تكون هذه السجلات متوافقة قدر الإمكان مع أي نماذج تصدرها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية، ويتولى المدير التنفيذي تحديد المسؤول عن ذلك.
رابعاً: الاحتفاظ بالوثائق:
خامساً: إتلاف الوثائق:
سادساً: مدة حفظ الوثائق الأساسية:
الرقم |
نوع الوثائق |
مدة الحفظ |
اعتماد الاتلاف |
|
اللائحة الأساسية للمؤسسة وأي لوائح نظامية |
دائم |
- |
|
سجل العضوية موضحاً به بيانات كل من الأعضاء المؤسسين أو غيرهم من الأعضاء وتاريخ انضمامهم |
دائم |
- |
|
سجل العضوية في مجلس الأمناء موضحا به تاريخ بداية العضوية لكل عضو وتاريخ الانتهاء والسبب |
دائم |
- |
|
سجل اجتماعات وقرارات مجلس الأمناء |
10 سنوات |
مجلس الأمناء |
|
السجلات المالية والبنكية والعهد |
10 سنوات |
مجلس الأمناء |
|
سجل الممتلكات والأصول |
دائم |
- |